Padang,--Politeknik Negeri Padang menurunkan Tim Pengabdian Kepada Masyarakat(PKM) ke Kelurahan Batu Gadang, Kecamatan Lubuk Kilangan, Kota Padang.
Tim Pengabdian PNP tersebut terdiri dari, Variyetmi Wira, S.E., M.M, Benny Chandra, SE.,M.Si, Dr. Fisla Wirda, S.E., M.Si, Rahmi Wardani, S.Si., MAB, dan Ariani Tanjung, S.S., M.Hum.
Para dosen dari PNP tersebut memberikan motivasi dan pelatihan kepada pegawai kantor Kelurahan Batu Gadang. Kegiatan pengabdian masyarakat yang dilaksanakan berupa pelatihan arsip digital elektronik.
"Di kelurahan ini sudah memiliki komputer yang cukup sehingga pelaksanaan arsip elektronik memiliki peluang yang besar untuk diimplementasikan,” sebut Tim Pengabdian PNP ,Variyetmi Wira, S.E., M.M, kemarin.
Kemajuan teknologi makin mendorong perkerjaan administrasi yang semula dilakukan manual menjadi berbasis digital, termasuk dalam pengelolaan kearsipan yang ada di kantor kelurahan.
"Sebelum diberikan pelatihan, penangganan arsip kelurahan tersebut bersifat manual sehingga sering mengalami kerusakan data," jelasnya.
Dijelaskannya, apabila penyimpanan arsip masih disimpan manual, banyak kendala yang dihadapi, tidak hanya kerusakan tapi dokumen surat penting yang ada di kelurahan sering hilang.
"Itulah yang kita sosialisasikan. Pelatihan ini dimaksudkan untuk memberikan pengetahuan dan keterampilan secara praktis terkait dengan penggunaan aplikasi kearsipan dalam mendukung tata kelola arsip kelurahan menjadi lebih baik " tambahnya.
Ia menyampaikan, di kantor Lurah Batu Gadang yang ada di lingkungan PT Semen Padang, di wilayah Karang Putih tersebut, ada banyak pelayanan kepada masyarakat yang menuntut setiap surat atau dokumen penting yang dikelola harus disimpan dengan baik dan benar serta terjaga dari kerusakan.
"Dengan kegiatan pelatihan yang diberikan diharapkan seluruh pegawai kelurahan Batu Gadang ini memiliki pengetahuan terhadap materi arsip elektronik," ungkapnya
"Kita juga berharap mereka memiliki kemampuan dalam mengoperasikan peralatan arsip elektronik, memiliki buku panduan dalam arsip elektronik, dan memiliki wawasan mengenai perkembangan teknologi infomasi dalam kearsipan," terangnya.
Ia menyebutkan, pelatihan arsip elektronik yang diberikan mengunakan aplikasi canonfile dan media penyimpanannya mengunakan scaner berkecepatan tinggi yang mampu menscan 80 lembar permenit.
"Dalam kegiatan pengabdian masyarakat ini para pegawai kelurahan dilatih pengunaan aplikasi, sekaligus merekam fisik surat dengan scaner sehingga arsip yang berbentuk kertas dapat disimpan dalam bentuk file file yang ada di komputer," ungkapnya.
Ia mengungkapkan, keunggulan dari alat ini adalah bisa menampung data ribuan surat yang sudah dialih mediakan ke komputer dengan hanya butuh ruang penyimpanan pada hardisk atau flasdisk yang kecil.
"Keamanan dari arsip sendiri juga terjaga karena memakai pasword. Menariknya lagi, hasilnya bukan dalam pentuk gambar atau pdf, melainkan sudah dibecah kedalam bentuk data binary,” sambungnya.
Lebih lanjut, ia mengharapkan dari pelatihan yang telah dilaksanakan ini, ke depannya pengelolaan arsip di kantor Lurah Batu Gadang sudah berbasis elektronik.
"Pegawai kelurahan dapat melaksanakan administrasi kantor dengan lebih tertata dengan baik. Sehingga dapat memberikan manfaat efisiensi dan dokumen dapat disimpan dalam jangka waktu yang lama," harapnya.
Ia menuturkan, pelatihan arsip elektronik pada Kantor Kelurahan Batu Gadang ini telah kita laksanakan pada tanggal 1 Agustus 2023 lalu.
"Lurah Batu Gadang Syafardi,SE didampingi Sekretaris Kelurahan Ardy Kurniawan, SE., Akt menyambut antusias, begitu juga pegawai lainnya yang ada di kelurahan tersebut,” bebernya.(bs).